(교통문화신문) 서울시가 아파트에서 생산되는 모든 종류의 종이문서를 전자화하고 전자 결재하는 ‘스마트 아파트’ 시범 단지를 올해 8곳 추가한다. 작년에 2개 단지로 시작해 올해 총 10개 단지로 확대되는 것. 향후 법제화를 거쳐 서울시내 전체 아파트에 도입한다는 목표다.

2017년 아파트 전자결재 시범운영 단지는 도봉구 창동주공4단지, 노원구 상계주공14단지다.

아파트 전자결재 서비스의 핵심 내용은 아파트 관리사무소에서 그동안 일일이 수기로 생산해왔던 관리비 부과서류, 공사·용역 관련 서류, 각종 점검일지 등 모든 종류의 생산문서를 전자결재 함으로써 문서의 생산부터 보관까지 모든 단계를 ‘전자문서화’ 하는 것이다.

이렇게 되면 그동안 종이문서 관리로 인한 문서분실/위조/문서찾기 어려움 등 해소, 방대한 종이문서 보관·관리비용 절감, 관리사무소 업체 및 직원의 잦은 변경으로 인한 체계적인 인수인계 어려움 등이 한 번에 해결할 수 있을 것으로 기대된다.

서울시는 전체 아파트가 스마트 아파트로 가는 마중물 사업으로 이번에 단지를 확대하게 됐다며 전자결재가 아파트 관리비의 효율성과 정보공개 투명성을 한층 높일 것으로 기대한다고 밝혔다.

서울시는 지난 5월 자치구별 시범단지 공모를 통해 자발적 참여 의사를 밝힌 6개 자치구의 총 8개 단지를 선정했다. 이들 아파트는 입주자대표회의에서 전자결재 사용 관련 내용을 의결, 신청했다.

금번 선정된 8개 단지는 결재시간 단축을 통한 효율적인 아파트 관리, 입주민의 알권리 충족, 아파트 관리의 투명화 및 선진화 등을 위하여 시범사업에 신청했다고 배경을 밝혔다.

서울시는 사업에 참여하는 관리사무소장과 입주자대표들의 연령대가 대부분 고령인 점을 고려해 집합교육, 찾아가는 맞춤형 교육 등 다양한 교육을 통해 이해도 및 편리성을 높여 전자결재 시범사업이 효율적으로 추진될 수 있도록 할 계획이다.

우선 7월에는 참여구청을 중심으로 2~3개 단지를 묶어서 집합교육을 하고, 8월부터는 각 단지별로 방문하여 맞춤형으로 교육이 진행된다. 먼저 관리소장과 직원을 대상으로 집중 교육하고 10월에는 입주자대표에게도 교육을 진행하여 사용하게 할 예정이다.

또한 시, 자치구, 시범단지 관계자 합동으로 착수보고회(7월)와 중간보고회(9월), 최종보고회(12월)를 개최하여 운영현황 공유 및 점검을 통해 더 나은 방향으로 개선, 발전시켜 나갈 계획이다.

또한 이번 시범사업을 적극적으로 운영하는 시범단지에 대하여는 우수단지 동판을 제작해 수여할 계획이다.

이와 관련 서울시는 아파트 전자결재 시범운영 성과사례 및 확대 사업을 타기관에 전파하는 등 횡단전개 하고자 오는 26일(목)에 아파트 전자결재 서비스 확대 사업 설명회를 개최한다. 타 시도, 자치구 등 아파트 전자문서화에 대해 궁금해 하는 공동주택 관리업무 담당직원들과 관심 있는 아파트단지 관계자들도 참여 가능하다.

부대행사로 아파트 전자결재 문서행정서비스에 대한 이용자들의 궁금증을 해소하는데 도움을 줄 수 있도록 직접 눈으로 보고 사용해 볼 수 있도록 체험 부스가 운영된다.

또한 참여 대상별로 설문을 실시하여 올 연말에 완료될 예정인 ‘아파트 전자문서 제도화 전략 사업(ISP)’의 이행과제를 도출하는데 보조자료로 이용하고자 한다.

류훈 서울시 주택건축국장은 “이번 아파트 전자결재 확대 사업은 아파트 관리를 효율적이고 투명하게 혁신하는 것뿐만 아니라 입주민의 알권리를 충족시켜 줌으로써 아파트내 갈등 해결에 많은 도움이 될 것으로 기대된다.”며 “지금은 시작단계이므로 입주민이 만족하는 투명한 정보공개 기반을 만들어 가기 위해서는 아파트 관계자 및 시민들께서 지속적인 관심을 갖고 지켜봐 주시길 당부드린다.”고 말했다.